Une innovation événementielle

« Avec 36 conférences en deux jours, je peux le dire, cette solution change vraiment la vie de l’organisateur »

Les 27 et 28 mars derniers, à Carrère, j’ai organisé le Salon des Bâtisseurs. Sur un événement de cette ampleur, avec 36 conférences en deux jours, la gestion des intervenants, des documents, des présentations et du suivi technique peut vite devenir un casse-tête. Cette année, j’ai découvert Live Event Factory, une solution conçue pour centraliser la gestion des conférences, des speakers, des supports, du programme, de la diffusion et de la communication.

Et, très très franchement, pour l’organisateur que je suis, cela a représenté une aide considérable… INDISPENSABLE

Philippe Pied

Live Event Factory met en avant la gestion centralisée des conférenciers, des présentations, du programme, des inscriptions et de la diffusion, avec un pilotage en temps réel pensé pour les événements exigeants.

“Plus besoin de courir après les intervenants pour récupérer un PowerPoint à J-5, J-3 ou la veille. Plus besoin non plus de gérer dans l’urgence des fichiers manquants, des supports incomplets, des ordinateurs capricieux ou des documents dans le mauvais format. Tout est prévu, structuré, suivi. Quand on a autant de conférences à enchaîner, ce n’est pas un détail, c’est un soulagement.”

Philippe Pied, organisateur du Salon des Bâtisseurs

La plateforme permet de collecter les supports PDF, PPT et PPTX, de suivre les éléments manquants ou incomplets, d’identifier les sessions non prêtes et de télécharger en un clic le support final à diffuser.

Rencontre avec Steve Chalono, fondateur de Live Event Factory, mais aussi professionnel du digital et de l’événementiel depuis de longues années, pour comprendre ce qui se cache derrière cette solution particulièrement efficace. Monsieur Chalono est aussi le dirigeant régional de Brainsonic Caraïbes depuis 2009, avec un beau parcours dans les environnements numériques et les applications métiers. Rencontre…

Antilla : Steve, en tant qu’organisateur du Salon des Bâtisseurs, je peux le dire franchement, j’ai trouvé votre solution impressionnante. Est-ce que Live Event Factory a été pensée justement pour enlever de la charge mentale à l’organisateur ?

Steve Chalono : Oui, clairement. L’idée de départ est simple : un organisateur ne devrait pas passer son temps à relancer, vérifier, corriger, rechercher ou réparer. Il doit piloter son événement, pas subir sa logistique. C’est pour cela que nous avons conçu une plateforme qui centralise l’essentiel, le programme, les intervenants, les supports, les inscriptions, les notifications, la diffusion et le suivi opérationnel. Sur le site, nous parlons d’un environnement unique, cohérent et sécurisé, justement pour éviter la dispersion entre plusieurs outils.

C’est exactement ce que j’ai ressenti. Avec 36 conférences en deux jours, je n’avais plus à courir derrière les PowerPoint ou à me demander qui avait envoyé quoi. Tout semblait déjà cadré. Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?

Concrètement, chaque session est structurée dans la plateforme. On sait quel intervenant parle, à quelle heure, dans quelle salle, avec quel support. On peut rattacher les documents à une session précise, voir immédiatement ce qui manque, ce qui est prêt, ce qui doit être sécurisé. Cela évite les improvisations de dernière minute. L’objectif, c’est que l’équipe sache à tout moment où elle en est, sans avoir à refaire dix fois les mêmes vérifications. Live Event Factory indique précisément que son module de gestion des présentations sert à collecter les supports, à suivre les manques, à affecter chaque fichier à une session, puis à identifier tout de suite les conférences non prêtes.

Ce que j’ai aussi beaucoup apprécié, c’est le fait de ne plus avoir à relancer sans arrêt les intervenants à J-5, J-3 ou la veille. Est-ce que cette logique de relance et de communication fait aussi partie de l’outil ?

Oui. Nous avons voulu intégrer la communication directement dans le dispositif événementiel. Cela veut dire que l’on ne gère pas seulement des fichiers ou un programme, on gère aussi les échanges avec les participants, les speakers, les équipes et les partenaires. Les relances, les notifications et les envois font partie du pilotage. Le site présente d’ailleurs cette logique comme une manière d’éviter la multiplication des outils et de permettre des ajustements en temps réel.

Pour un organisateur, il y a aussi la peur de la panne, du mauvais fichier, du support qui ne s’ouvre pas ou de l’ordinateur qui fait des siennes au mauvais moment. Votre solution répond aussi à cette angoisse-là ?

Elle y répond en grande partie, parce qu’elle met de l’ordre avant l’événement et de la visibilité pendant l’événement. Quand les supports sont centralisés, identifiés, liés à la bonne session et récupérables en un clic, on réduit fortement le risque de confusion. Ensuite, tout le monde travaille à partir d’une même base. Cela ne supprime pas tous les aléas techniques du monde, mais cela évite déjà une grande partie des erreurs humaines et des pertes de temps. C’est aussi ce que met en avant la plateforme quand elle parle de visibilité immédiate sur ce qui est prêt, ce qui bloque et ce qui doit être sécurisé.

J’ai eu le sentiment que l’organisateur n’avait presque plus rien à faire sur la partie conférences. C’est peut-être exagéré, mais c’est vraiment l’impression que cela donne.

Je comprends très bien cette réaction, et c’est même un peu le but. L’organisateur garde la maîtrise, bien sûr, mais il n’a plus à porter seul toutes les micro-tâches qui l’épuisent. Il peut se concentrer sur le fond, sur les invités, sur le déroulé, sur la qualité générale de l’événement. Nous avons voulu supprimer les frictions inutiles. Quand l’outil est bien utilisé, il devient presque invisible, parce qu’il simplifie tout. Le site insiste d’ailleurs sur une gestion fluide, centralisée et sans friction, aussi bien pour les organisateurs que pour les speakers.

Votre plateforme ne sert pas seulement à gérer les conférences, elle semble aussi aller plus loin, avec le mini-site, le check-in, la vidéo, le replay et même la production de contenus. Est-ce que c’est cela, votre vision de l’événement aujourd’hui ?

Oui. Un événement ne se limite plus à ce qui se passe dans la salle. Il commence avant, avec l’inscription et l’information, il se vit pendant, avec la diffusion et l’interaction, et il continue après, avec le replay, les contenus, les résumés, les citations, la communication. C’est pour cela que nous avons intégré plusieurs briques dans le même écosystème. Le site présente notamment un mini-site événementiel, un module d’inscription et de check-in par QR code, la captation vidéo, le live stream, le replay enrichi, la transcription automatique, ainsi que la génération de contenus prêts à publier pour LinkedIn, newsletters ou sites web.

Ce point-là m’intéresse beaucoup, parce que dans un salon comme le nôtre, chaque conférence peut ensuite devenir un article, une vidéo, un extrait, un post ou une ressource pour les partenaires. C’est aussi ce que vous avez voulu faciliter ?

Absolument. Aujourd’hui, une conférence ne doit pas disparaître une fois terminée. Elle peut devenir un actif éditorial. Si l’on peut récupérer rapidement une transcription, un résumé, quelques idées clés et des citations, alors on prolonge la vie de l’événement et on donne plus de valeur à la parole des intervenants. Live Event Factory affirme justement que chaque session peut être transformée en contenu exploitable pour la communication, avec transcription automatique, résumé intelligent, extraction des idées clés et génération de contenus prêts à publier.

Pour conclure, qu’aimeriez-vous que retienne un organisateur qui découvre Live Event Factory ?

Qu’il n’est pas obligé de continuer à gérer ses événements comme avant. Beaucoup d’équipes sont encore prisonnières de tableaux éparpillés, de dossiers mal rangés, de mails dans tous les sens et de relances manuelles permanentes. Nous proposons une autre manière de faire, plus simple, plus centralisée, plus sereine. Et quand un organisateur a beaucoup de conférences à gérer, il voit très vite la différence.

Mon regard d’organisateur

Après l’avoir utilisée dans le cadre du Salon des Bâtisseurs : cette plateforme n’est pas un gadget. C’est une vraie solution de confort, d’efficacité et de professionnalisation. Quand on doit tenir 36 conférences en deux jours, on mesure immédiatement ce que représente un outil capable de centraliser les intervenants, les présentations, le programme, les relances et la diffusion. Pour moi, le plus fort est sans doute là : cette impression rare, dans l’événementiel, que tout est enfin pensé pour alléger vraiment le travail de l’organisateur. Le site présente d’ailleurs la plateforme comme un système de pilotage en temps réel pour conférences, salons et conventions, avec gestion multi-salles, synchronisation des interfaces de diffusion et communication intégrée.

Philippe PIED

Pour contacter Steve Chalono : (+596) 696 986 607

https://liveeventfactory.fr/